Om du behöver dölja vissa beräkningar för andra som ser ditt kalkylblad är det en bra idé att lägga dem i ett separat kalkylblad i arbetsboken och sedan dölja detta kalkylblad genom att högerklicka på bladfliken och välja Dölj på snabbmenyn.

Men denna metod är tyvärr inte speciellt säker om du ger kalkylbladet till andra. Det är relativt enkelt att göra kalkylbladet synligt igen, eftersom Excel automatiskt aktiverar kommandot Ta fram på snabbmenyn när det finns ett dolt kalkylblad i arbetsboken.

Ändra i arbetsboken

Om du vill dölja arbetsboken mer effektivt än vad som beskrivs ovan kan du göra det med hjälp av en liten ändring med den inbyggda redigeraren för Microsoft Visual Basic. Det är inte alls så svårt som det låter.

1. Öppna Microsoft Visual Basic från den arbetsbok där du vill dölja ett kalkylblad. Detta gör du genom att trycka på Alt+F11.

2. Klicka på det kalkylblad som du vill dölja i den översta rutan i navigeringsfönstret till vänster i Microsoft Visual Basic-fönstret.

3. Klicka på pilen till listan i fältet Visible och välj 2-xlSheetVeryHidden på menyn.

4. Gå till Arkiv-menyn | Stäng och gå tillbaka till Microsoft Excel.

Microsoft Visual Basic stängs och det eller de valda kalkylbladen är nu dolda i arbetsboken. Även om du högerklickar på ett kalkylblad som inte är dolt så visas inte alternativet Ta fram på snabbmenyn.

Visa dolda blad igen

Det enda sättet att visa dolda kalkylblad igen är genom att öppna Microsoft Visual Basic-fönstret, markera det eller de dolda bladen i listan och välja -1 – xlSheetVisible i fältet Visible. När du sedan stänger Microsoft Visual Basic-fönstret visas de dolda arken igen.

Andra kan naturligtvis också öppna Microsoft Visual Basic-fönstret och göra de här ändringarna, men då krävs det att de känner till de möjligheter som Visual Basic ger i Excel.

Du kan behöva räkna ut ålder eller antal år i många olika sammanhang i ett kalkylblad, t.ex. i samband med låneberäkningar eller avskrivningar, eller för att du helt enkelt vill ordna personer eller saker utifrån ålder.

Till detta använder du DATUM-funktionen i Excel, som returnerar antal dagar mellan de två datum som du anger som parameter för funktionen. För det mesta vill du dock veta åldern i antal år sedan födsel eller anskaffning.

För att få reda på den ska du dividera antal dagar med 365,25 (för att kompensera för skottår), men eftersom du oftast vill veta ett helt antal år bör du använda funktionen HELTAL för att avrunda den uträknade åldern till ett heltal.

Räkna ut åldern på ett datum

Om du känner till födelse- eller anskaffningsdatumet för det du vill räkna ut åldern på använder du DATUM-funktionen för att hitta antal dagar mellan dagens datum (som du får fram med funktionen IDAG) och startdatumet. Dividera detta tal med 365,25 för att få fram antal år och avrunda sedan det beräknade värdet med funktionen HELTAL.

En cell i kalkylbladet ser ut så här:

=HELTAL((IDAG()-DATUM(2001; 5; 22))/365,25)

Du kan även ersätta det faktiska datumet i funktionen DATUM med en cellreferens till en datumformaterad cell i kalkylbladet. Om startdatumet anges med årtalet i cell C7, månaden i D7 och datumet i E7 ser formeln ut så här:

=HELTAL((IDAG()-DATUM(C7; D7; E7))/365,25)

Räkna ut antal år mellan två datum

Om du behöver räkna ut hur många hela år det är mellan två datum, t.ex. 29 december 1964 och 22 maj 2001, kan uträkningen se ut på följande vis (det senaste datumet ska stå först i uträkningen):

=HELTAL((DATUM(2001; 5; 22)-DATUM(1964; 12; 29))/365,25)

Återigen kan du byta ut de konkreta datumen mot fält i kalkylbladet.

Ibland behöver du säkert kunna arbeta i två eller fler kalkylblad samtidigt eller arbeta på två olika platser i samma kalkylblad. Bägge sakerna är lätta att göra med hjälp av de inbyggda visningsfunktionerna i Excel.

Arbeta på två platser i samma kalkylblad

Du kan dela upp visningen av kalkylbladet i flera rutor både vågrätt och lodrätt i programfönstret. På så vis kan du se ett cellområde i den ena rutan och ett annat cellområde på en helt annan plats i kalkylbladet i den andra rutan.

Om du vill dela upp programfönstret i två vågräta rutor klickar du på handtaget för delning längst upp på den lodräta rullningslisten (markerad med rött). Dra handtaget nedåt tills fönstret är uppdelat i två rutor av lämplig storlek, och dra sedan kalkylbladet till önskad plats i de två rutorna med hjälp av rullningslisterna.

På samma sätt kan du dela upp programfönstret i två lodräta rutor genom att klicka på handtaget för delning längst ut till höger i den vågräta rullningslisten längst ned i programfönstret (markerad med rött).

Du kan göra den vågräta rullningslisten längre genom att dra i handtaget för delning till vänster om den vågräta rullningslisten (markerat med mörkblått).

Ta bort delningen igen genom att dra handtagen för delning tillbaka till deras ursprungliga platser.

Lås rader och kolumner i kalkylbladet

Om du behöver behålla kolumn- och radrubrikerna i kalkylbladet kan du i stället markera den första cellen som du inte vill låsa fast i kalkylbladet, och därefter gå till fliken Visa, klicka på Lås fönsterrutor i gruppen Fönster och välja Lås fönsterrutor. Raderna över och kolumnerna till vänster om den markerade celler låses.

Visa flera kalkylblad samtidigt

Om du t.ex. behöver se två kalkylblad på samma gång ska du öppna de båda kalkylbladen och klicka på knappen Återskapa fönster ute till höger precis över menyfliksområdet. När du ser de två kalkylbladen i var sitt fönster klickar du på fliken Visa | Ordna alla och markerar alternativet Sida vid sida i dialogrutan Ordna fönster. Klicka sedan på OK.

Låt inte frustrationen få överhanden utan gläd dig åt att formelfältet fungerar precis som det brukar och att du kan navigera runt i kalkylbladet med samma kortkommandon som du alltid har använt.

Detsamma gäller för alla bekanta Ctrl-kommandon, samt de flesta Alt-kommandon. Här kan det dock ha skett förändringar på grund av Excels sätt att använda Alt-tangenterna som kortkommandon för funktioner i menyfliksområdet. Prova att trycka på Alt en gång, och lägg märke till de skärmtips med kortkommandon som öppnas över de enskilda flikarna, knapparna och övriga komponenterna i menyfliksområdet.

Var hittar jag de vanligaste funktionerna?

Det bästa rådet är att alltid börja med att leta på fliken Start. Den är utformad så att den innehåller 80 % av de funktioner som du oftast använder i Excel. De gamla Standard- och Formatering-verktygsfälten finns samlade här tillsammans med de nya guldverktygen Villkorsstyrd formatering, Formatera som tabell och Cellformat, som du garanterat kommer att använda till en massa saker.

Kalkylbladsfunktionerna finns på fliken Formler

Om du behöver en viss kalkylbladsfunktion men inte kommer ihåg dess exakta namn eller syntax kan du fortfarande öppna dialogrutan Infoga funktion genom att klicka på knappen Infoga funktion i formelfältet. Men du kan även använda fliken Formler i menyfliksområdet, där du har bättre överblick över de olika typerna av funktioner samt åtkomst till namnhantering och formelgranskning.

En del saker är helt enkelt inte där de borde vara

Även om menyfliksområdet är logiskt uppbyggt när man väl kommer underfund med det, bjuder det på ett par överraskningar för rutinerade Excel 2003-användare.

Funktionen Pivottabell finns t.ex. inte på fliken Data utan i stället på fliken Infoga, eftersom det är något som infogas i kalkylbladet.

Många av funktionerna på Infoga-menyn i Excel 2003 hittar du till höger på fliken Start, och inte på fliken Infoga som du hade förväntat dig. Detsamma gäller funktionerna på Format-menyn. Även de finns nu till höger på Start-fliken.

Hjälpen hittar du längst upp till höger ovanför menyfliksområdet i form av en blå cirkel med ett frågetecken i.

Jag är fortfarande vilse!

Om du fortfarande inte kan hitta en viss funktion så kan du få hjälp i den interaktiva menyguiden som finns här:

http://office.microsoft.com/sv-se/outlook-help/learn-where-menu-and-toolbar-commands-are-in-office-2010-and-related-products-HA101794130.aspx

Klicka på en funktion i den gamla menystrukturen i Excel 2003, så får du veta var samma funktion finns i Excel 2010.

Annars är det enkelt för mottagaren att aktivera Spåra ändringar-funktionen igen och titta på vad du och ditt team har gjort.

Kontrollera dokument

Så snart du anser att dokumentet är färdigt bör du därför kontrollera om det finns någon dold information i det och i så fall ta bort den med hjälp av funktionen Kontrollera dokument. Den här funktionen hittar du genom att klicka på Arkiv | fliken Info och Felsök och därefter välja Kontrollera dokument på menyn.

Dialogrutan Dokumentkontroll öppnas. Klicka på Kontrollera för att gå igenom dokumentet och se om det finns dold information. Klicka därefter på Ta bort alla bredvid Kommentarer, revisioner, versioner och anteckningar för att ta bort alla spår av den redigeringsprocess som dokumentet har genomgått med Spåra ändringar aktiverat.

Få en varning om spårade ändringar

Om du vill vara helt säker på att du inte skickar iväg dokument med spårade ändringar till andra kan du aktivera funktionen Varna innan en fil med spårade ändringar eller kommentarer skrivs ut, sparas eller skickas i Office Säkerhetscenter.

Detta gör du genom att klicka på Arkiv | Alternativ. Dialogrutan Word-alternativ öppnas. Klicka på Säkerhetscenter och därefter på Inställningar för Säkerhetscenter.

Dialogrutan Säkerhetscenter öppnas. Klicka på Sekretessalternativ och markera rutan Varna innan en fil med spårade ändringar eller kommentarer skrivs ut, sparas eller skickas under Dokumentspecifika inställningar.

Klicka på OK-knapparna för att stänga alla öppna dialogrutor. I fortsättningen kommer en varningsdialogruta att öppnas varje gång du försöker att spara ett dokument där det finns spår efter Spåra ändringar-funktionen.

Om du någon gång har skapat två eller fler diagram i samma kalkylblad vet du hur svårt det kan vara att göra så att de får exakt samma storlek och justering. Det slutar alltid med att de är olika på något sätt eller inte befinner sig helt i linje med varandra, hur bra du än är på att arbeta med musen.

Anpassa flera diagram samtidigt

Lösningen är att markera de diagram som du vill ska ha samma storlek och justering, och därefter högerklicka på något av de markerade diagrammen och välja Storlek och egenskaper på snabbmenyn.

Dialogrutan Formatera figur öppnas med fliken Storlek öppen. I gruppen Storlek och rotation kan du ange höjd och bredd på diagrammen i respektive fält. När du sedan klickar på Stäng får de markerade diagrammen exakt samma storlek.

Om du vill ändra diagrammens placering så att de är i linje med varandra i kalkylbladet kan du sedan justera de markerade diagrammen genom att klicka på fliken Format under Ritverktyg längst till höger i menyfliksområdet och därefter klicka på Justera i gruppen Ordna.

På detta sätt kan du enkelt se till att diagrammen får samma storlek och justering i kalkylbladet.

Även om du har tagit bort ett meddelande så tar det fortfarande upp plats i din postlåda. Det har nämligen bara flyttats till den särskilda Borttaget-mappen. Om du glömmer att tömma den här mappen med jämna mellanrum (precis som du tömmer Papperskorgen i Windows) så hopar sig alla gamla, oanvändbara meddelanden här.

Gör så att Outlook automatiskt tömmer Borttaget-mappen

Om du vill undvika detta kan du ställa in så att Outlook automatiskt tömmer Borttaget-mappen varje gång du stänger Outlook. Det betyder naturligtvis att alla dina borttagna meddelanden försvinner för gott så snart du stänger Outlook – men hur ofta har du egentligen hämtat ett borttaget meddelande från Borttaget-mappen långt efter att du tog bort det? Det är ju i stället något man gör så snart man upptäcker att man råkade ta bort meddelandet av misstag.

För att aktivera funktionen klickar du på Arkiv | Alternativ. Dialogrutan Outlook-alternativ öppnas. Klicka på Avancerat i navigeringsfönstret till vänster och gå till gruppen Starta och avsluta Outlook i fönstret till höger.

Markera rutan Töm Borttaget-mapparna när Outlook avslutas och klicka på OK. Sedan tömmer Outlook automatiskt Borttaget-mappen nästa gång du stänger Outlook.

Välj vilken mapp Outlook ska starta i

Innan du klickar på OK kan du även välja om Outlook ska startas i någon annan mapp än Inkorgen. Det kan vara praktiskt om du t.ex. vill börja dagen med att få en överblick över dina möten och andra avtalade tider.

Om du vill det så klickar du på Bläddra bredvid Starta Outlook i den här mappen och väljer Kalender i stället för Inkorgen. Sedan visar Outlook i fortsättningen din kalender allra först varje gång du startar programmet.

Från cell till cell

Du kan flytta runt mellan de olika cellerna i kalkylbladet med hjälp av pil-, Retur- och Tabb-tangenterna.

Mellan cellerna                           <Pil>-tangenterna

Kolumn A                                      <Home>

Radslut                                           <End>

En cell åt höger                           <Tabb>

En cell åt vänster                        <Skift> + <Tabb>

En cell ned                                    <Retur>

En cell upp                                    <Skift> + <Retur>

Navigera i samma kalkylblad

Du kan rulla en ”skärmsida” uppåt eller nedåt i kalkylbladet samt hoppa till den första och sista cellen med hjälp av tangenterna PageUp, PageDown, Home och End. Dessutom kan du hoppa till vilken cell som helst med hjälp av kommandot Gå till.

En ”sida” upp                               <Page Up>

En ”sida” ned                               <Page Down>

Cell A1                                            <Ctrl> + <Home>

Sista cellen med data               <Ctrl> + <End>

Gå till                                               <Ctrl> + <G> eller <F5>

Navigera i samma arbetsbok

Du kan navigera runt mellan bladen i en arbetsbok med hjälp av tangenterna Ctrl+PageUp eller PageDown.

Nästa blad                                     <Ctrl> + <Page Down>

Föregående blad                        <Ctrl> + <Page Up>

I stället för att bara dela ut en vanlig åhörarkopia av presentationen, som många har för vana att göra, kan du välja att skriva ut en särskild version där även dina anteckningar till de enskilda bilderna finns med på åhörarkopian – det vill säga om du har skrivit några anteckningar till bilderna.

Om du använder bilder utan punktuppställningar använder du säkert redan anteckningsfältet för att skriva stödord eller manuskript till presentationen. Men även om du tillhör den lata skara som bara använder punktuppställningarna på de enskilda bilderna som manuskript kan det vara meningsfullt att använda anteckningsfältet till ytterligare information eller länkar om det ämne som behandlas på de enskilda bilderna. Denna information bör även dina åhörare ha nytta av.

Skriv anteckningar

De flesta har säkert upptäckt att de kan få mer skrivutrymme för anteckningarna genom att dra den vågräta fönsteråtskiljningslinjen under bilden uppåt. Därigenom visas mer av anteckningsfältet under själva bilden.

Men du kan också välja en särskild vy som ger dig massor av skrivutrymme för anteckningarna. Vyn heter Anteckningssidor och du väljer den genom att klicka på fliken Visa | Anteckningssidor i gruppen Presentationsvyer.

Åhörarkopia med anteckningar

Om du vill ta med anteckningarna i din åhörarkopia av presentationen går du till Arkiv | Skriv ut och klickar på Helsidesbilder. Välj Anteckningssidor under Utskriftslayout, så skrivs anteckningarna ut tillsammans med de enskilda bilderna.

Skapa åhörarkopior i Word

Om du vill formatera anteckningarna bättre kan du skapa åhörarkopior i Word. När presentationen har exporterats till Word kan du använda formateringsverktygen där för att göra anteckningarna mer överskådliga.

Det gör du genom att gå till Arkiv | Spara och skicka | Skapa åhörarkopior. Klicka på Skapa åhörarkopior. Ett nytt Word-dokument skapas med din bild överst på sidan och anteckningarna nedanför.

Som standard skickar Microsoft Word – och övriga Office-program – inte med de teckensnitt som du använder när du formaterar ett dokument. Det förutsätts att de redan är installerade på datorn, och om de inte är det så använder Word ett ersättningsteckensnitt som inte nödvändigtvis liknar det teckensnitt som du har använt.

Det betyder att formateringen av dokumentet kan gå åt skogen, såvida du inte kommer ihåg att skicka med teckensnitten till de personer som ska se eller skriva ut dokumentet. Det kan bli ödesdigert om du t.ex. har skickat dokumentet till tryck hos ett professionellt tryckeri.

Inkludera teckensnitten

Som tur är kan du göra så att Word automatiskt inkluderar de teckensnitt som inte är installerade som standard i Windows. På så vis slipper du att leta efter dem manuellt i mappen Teckensnitt i din Windows-installation.

Om du vill göra detta klickar du på Arkiv | Alternativ. Dialogrutan Word-alternativ öppnas.

Klicka på Spara i navigeringsfönstret till vänster och markera rutan Bädda in teckensnitt i filen under Behåll återgivningen när dokumentet delas.

Bredvid alternativet Behåll återgivningen när dokumentet delas kan du välja om inställningen endast ska gälla det aktuella dokumentet (genom att välja filnamnet) eller alla nya dokument (genom att välja Alla nya dokument i listan).